Menjalankan Rapat yang Efektif

Dalam dunia kerja kita tidak asing dengan istilah rapat. Baik yang harian, mingguan atau bulanan. Ada banyak hal yang biasa dibahas dirapat. Mulai dari rapat awal kegiatan atau project, progresnya dan terakhir rapat evaluasi. Namun, tidak sedikit rapat yang hasilnya kurang maksimal. Nah, berikut beberapa tips bagi Anda untuk menjalankan rapat yang efektif:

  1. Memang Harus Rapat
    Tips yang pertama adalah Anda harus yakin bahwa rapat tersebut memang dibutuhkan untuk Tim Anda. Selain penting pastikan juga untuk mengundang pihak-pihak yang dibutuhkan untuk membahas hal tersebut.
  2. Menentukan Tujuan dan Menyebarkan Agenda Rapat
    Susunlah bahasan rapat Anda dengan rapih. Sebelum rapat dimulai, pastikan peserta rapat memahami tujuan rapat dan apa saja yang akan dibahas.
  3. “Miliki” Rapat Anda
    Rapat yang baik adalah hasil dari kepemimpinan yang baik. Tunjukkan kepada rekan kerja Anda bahwa Anda menghargai waktu yang mereka berikan. Fokus pada topik yang telah ditentukan. Jika rapat membahas hal-hal yang diluar agenda dan itu tidak penting. Maka tugas Anda mengembalikkan topik bahasannya.
  4. Masukan Konstruktif dari Peserta Rapat
    Poin penting dari rapat yang baik adalah komunikasi 2 (dua) arah, sangat penting untuk memastikan peserta mampu berkontribusi konstruktif. Tugas pemimpin untuk memastikan setiap orang didengar.
  5. Action Plan
    Menutup rapat dengan menyusun action plan agar peserta mengetahui langkah selanjutnya yang akan diambil, pasca rapat.
  6. Memantuan Progress Hasil Rapat
    Pantau perkembangan dari hasil rapat sebelumnya. Selain Anda pastikan tim juga memantau perkembangan kegiatan atau projek. Hal ini akan membantu dalam mengatur pertemuan berikutnya agar lebih efektif.
  7. Sistem Rapat
    Sangat mudah untuk kemudian meninggalkan ruang rapat, kembali ke meja kerja dan melupakan setiap perubahan, keputusan dan gagasan baru yang dihasilkan dirapat. Pastikan Anda memiliki sistem untuk mencatat apa yang diputuskan dan tugas apa yang telah disepakati oleh semua orang. Sehingga dapat ditindaklanjuti dan dikontrol dengan baik.

Demikian beberapa tips bagi Anda untuk menjalankan rapat secara efektif.

Source:
Tulisan ini ditranslate dari: http://www.wikihow.com/Run-an-Effective-Meeting